فائنانس ڈیپارٹمنٹ کے لیے ڈیش بورڈ
آج کل ڈیش بورڈ بنانے کا بہت رواج ہے۔
لیکن آپ اس کو صرف فیشن نہ سمجھیں۔
یہ ایک اہم کاروباری ضرورت ہے، اور ایک اچھا ڈیش بورڈ صحیح کاروباری فیصلے کرنے میں بہت مددگار ثابت ہوتا ہے۔
عام طور پر ہماری ایکسل فائل بہت بوریت والی ہوتی ہیں۔
چند نمبرز، ایک ٹیبل، یا زیادہ سے زیادہ pivot والا ٹیبل۔
ایسے نظر آتی ہے فائل عموماً۔
فائنانس ڈیپارٹمنٹ کی عام ایکسل رپورٹ جس میں ماہانہ کارکردگی، برانچ، کیٹیگری اور وصولیوں کے ٹیبل ہیں۔
مگر اس رپورٹ میں سے کوئی اہم نتیجہ اخذ کرنے کے لیے دیکھنے والے کو ذہن میں کئی چیز کیلکولیٹ کرنی پڑتی ہیں۔
میں نے اپنے تقریباً بیس سالہ کیرئیر میں بہت سی ایسی فائلز دیکھی ہیں۔
اس طرح کی عام فائلیں دیکھنے والے کو متاثر نہیں کرتیں۔
یہی فائل ایکسل میں ہی بہت بہتر انداز میں ایسے بھی پیش کی جا سکتی ہے۔ ایک ڈیش بورڈ کی شکل میں۔
ڈیش بورڈ میں اہم نمبروں کو اچھی فارمیٹنگ کر کے نمایاں کر کے دکھایا جاتا ہے، مختلف رنگوں کے استعمال سے چیزیں واضح کی جاتی ہیں، اور مختلف طرح کے گراف پڑھنے والے کو اہم معلومات جلدی فراہم کر دیتے ہیں۔
پہلی والی فائنانس کی فائل کا ایک مناسب ڈیش بورڈ اس طرح سے پیش کیا جا سکتا ہے۔
فائنانس رپورٹ کا ماہانہ بزنس ریویو ڈیش بورڈ جس میں اہم نمبرز، رجحانات اور تقابلی گراف نمایاں ہیں۔
ان دونوں فائلوں میں کوئی نیا نمبر نہیں ہے۔ وہی ڈیٹا ہے، اب اس کو دکھانے کا انداز تبدیل کیا گیا ہے۔
صرف مناسب ایکسل ٹول استعمال کیے گئے ہیں اور کام پہلے سے جاندار بھی ہوگیا ہے اور زیادہ کارآمد بھی۔
اب کچھ ہی سیکنڈز میں پڑھنے والا سمجھ سکتا ہے کہ اس مہینے ہمارا revenue دس فیصد بڑھا ہے اور EBITDA تین فیصد کم ہوا ہے۔
سیلز ڈیپارٹمنٹ کا ڈیش بورڈ
ایک سیلز ڈیپارٹمنٹ کی ایکسل فائل اگر ایسی ہو تو اس میں کچھ خاص معلومات فوراً ظاہر نہیں ہوتی۔
یہ رپورٹ پڑھنے والے کو کچھ محنت کرنی پڑتی ہے۔
یہ جاننے کے لیے کہ اس مہینے حالات کیسے رہے ہیں۔
سیلز ڈیپارٹمنٹ کی عام ایکسل رپورٹ جس میں سیلز پرسن، برانچ، ماہ، پراڈکٹ اور بنیادی کے پی آئی ڈیٹا ہے۔
یہی چیز بہتر طور پر ایکسل میں ہی ایسے بھی پیش کی جا سکتی ہے۔
جس میں اہم نمبرز کو الگ الگ کارڈز میں بنا کر دکھایا جائے، نیچے مختلف زاویوں سے گراف بنے ہوں اور اہم معلومات کی سمری بنا کر چھوٹے خانوں میں اچھے انداز میں دکھائی جائے۔
سیلز کارکردگی کا ڈیش بورڈ جس میں اہم نمبرز، ماہانہ رجحان، برانچ، پراڈکٹ اور سیلز پرسن کے گراف ہیں۔
اب یہ بات زیادہ واضح ہے کہ لاہور میں سیل بظاہر تو سب سے زیادہ ہے مگر کنورژن ریٹ سب سے کم ہے۔
یہی ایک اچھے ڈیش بورڈ کی خوبی ہوتی ہے کہ وہ تجزیہ کرنے میں آسانی فراہم کرتا ہے۔ اور کسی بھی خوبی یا خامی کو جلدی نمایاں کر دیتا ہے، اور سادہ ڈیٹا والی رپورٹ کے برعکس بہت زیادہ تردد یا کھنگالنے کی ضرورت نہیں پڑتی۔
آپریشنز ڈیپارٹمنٹ کا ڈیش بورڈ
میں یہ سمجھتا ہوں کہ اچھے آپریشنز ڈیپارٹمنٹ کا ڈیش بورڈ بھی اچھے طریقے کا ہونا چاہیے،
جو پہلی نظر میں بزنس کے بارے میں اہم باتیں بتا دے، کہ کیا اچھا ہو رہا ہے اور کہاں پر مسئلے ہیں۔
جیسے یہاں پتہ چل رہا ہے کہ لیٹ پہنچنے والی گاڑیاں سوموار اور جمعہ والے دن لیٹ ہوتی ہیں۔
اس لیے صرف نئی گاڑیاں خرید لینا حل نہیں ہے، بلکہ ڈیلیوری کا شیڈول بہتر بنانے کی ضرورت ہے۔
ڈسپیچ اور ڈیلیوری آپریشنز کا ڈیش بورڈ جس میں ہفتہ وار تاخیر، برانچ اور گاڑیوں کے استعمال کا تجزیہ ہے۔
یہی بات عام ایکسل فائل میں ڈھونڈنا مشکل ہوتا ہے۔ حالانکہ سارا وہی ڈیٹا یہاں بھی موجود ہے۔
سارے نمبرز وہی ہیں، لیکن یہ ایک بے جان سی ایکسل فائل لگ رہی ہے، اس میں سے وہی کاروباری فراست نکالنا زیادہ محنت طلب ہے، جو ایک ڈیش بورڈ میں جلدی نظر آ جاتی ہے۔
آپریشنز کی عام ایکسل رپورٹ جس میں ہفتہ وار ڈسپیچ، تاخیر، گاڑیوں، برانچ، کے پی آئی اور ریٹرنز کے ٹیبل ہیں۔
بات صرف خوبصورتی کی نہیں ہے۔
کاروبار کے مشکل فیصلوں میں، ایک ڈیش بورڈ بہت زیادہ کارآمد اور فیصلہ کرنے میں بہت مددگار ثابت ہوتا ہے۔
پروکیورمنٹ ڈیپارٹمنٹ کا ڈیش بورڈ
یہاں ایک عام ایکسل فائل میں مسئلہ ڈھونڈنا مشکل ہوگا۔ فوراً نہیں پتہ چل رہا کہ مسئلہ کیا ہے۔
جیسے یہ فائل دیکھیں، ہو سکتا ہے کئی منٹ اس فائل پر ڈسکشن کے بعد ہمیں لگے کہ شاید ہمیں اسٹاک اور منگوانا چاہیے۔
پروکیورمنٹ کی عام ایکسل انوینٹری رپورٹ جس میں اسٹاک موومنٹ، کیٹیگری، کور اور بنیادی کے پی آئی ہیں۔
اب اگر ایک اچھے طریقے سے تجزیہ کر کے ایک ڈیش بورڈ بنایا جائے تو وہ اس طرح نظر آئے گا۔
اور یہ واضح طور پر بتا رہا ہے کہ کمپنی ایسا اسٹاک اکٹھا کر رہی ہے جو زیادہ فروخت ہی نہیں ہو رہا۔
اسٹاک اور پروکیورمنٹ ڈیش بورڈ جس میں کیٹیگری، موومنٹ، کور اور آؤٹ آف اسٹاک اشیا واضح ہیں۔
بلکہ جو زیادہ فروخت ہونے والا مال ہے وہ بہت تھوڑا رہ گیا ہے ہمارے پاس۔
اس لیے کمپنی کو تیزی سے بکنے والی چیزوں زیادہ منگوانی چاہیے اور کم بکنے والی چیزوں کا اسٹاک کم کرنا چاہیے۔
ہیومن ریسورس ڈیپارٹمنٹ کا ڈیش بورڈ
اگر آپ نے HR ڈیپارٹمنٹ کی رپورٹ ایکسل میں بنائی ہے، جس میں کچھ اہم باتیں بتائی گئی ہوں،
تو وہ فائل عام طور پر ایسے نظر آتی ہے۔
ہیومن ریسورس کی عام ایکسل رپورٹ جس میں ملازمین، تنخواہ، ملازمت چھوڑنے والوں اور ہیڈ کاؤنٹ کے ٹیبل ہیں۔
مگر اسی فائل کو بہتر طریقے سے بنایا جا سکتا ہے۔
جس کو دیکھ کر باس کے لیے اہم معلومات حاصل کرنا آسان ہو جائے۔
اور وہ اہم بات یہ ہے کہ نوکری کے پہلے ایک سال میں سب سے زیادہ لوگ کام چھوڑ کر جا رہے ہیں۔
اس لیے توجہ یہاں دینے کی ضرورت ہے کہ نئے لوگوں کو کمپنی کیوں نہیں سنبھال پا رہی۔
ہیومن ریسورس کا پیپل ڈیش بورڈ جس میں ہیڈ کاؤنٹ، تنخواہ، ملازمت چھوڑنے والوں اور محکموں کا تجزیہ ہے۔
ڈیش بورڈ بنانا سیکھیں
اچھی بات یہ ہے کہ اس کے لیے شروع میں بہت ایڈوانس مہارت کی ضرورت نہیں ہوتی۔ ایکسل میں چند بنیادی چیزیں سیکھ کر ہی آپ اپنی فائل کو بہتر بنا سکتے ہیں، مثلاً فارمیٹنگ، کنڈیشنل فارمیٹنگ، چارٹس، فلٹرز، پیوٹ ٹیبل، سلائسرز اور سادہ فارمولے۔ جب یہ چیزیں ایک ہی صفحے پر مناسب ترتیب سے آ جائیں تو ایک عام رپورٹ ڈیش بورڈ کی شکل اختیار کر لیتی ہے۔ یہی مہارت آج کل نوکری، فری لانسنگ اور آفس ورک میں بہت کام آ سکتی ہے۔
یہ ڈیش بنانے کی مہارت صرف اکاؤنٹس والوں کے لیے نہیں ہے، اس کو تقریباً ہر محکمے کے افراد اپنے کام کو بہتر انداز میں پیش کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ بلکہ اگر آپ فری لانسر ہیں تو ڈیش بورڈ بنانے کا کام کر سکتے ہیں اور اگر نیا روزگار شروع کر رہے ہیں تو یہ صلاحیت جلدی حاصل کر کے آپ اپنے آپ کو دوسروں سے ممتاز کر سکتے ہیں۔
ڈیٹا وہی، فیصلہ بہتر — عام رپورٹ کو کارآمد ڈیش بورڈ میں بدلنے کا اختتامی پیغام۔
ایکسل ڈیش بورڈ کورس
اس سلسلے میں ایک کورس شمع ڈاٹ پی کے پر پیش کیا جا رہا ہے جس میں ہم انہیں سادہ ایکسل فائلز سے شروع کریں گے اور پھر ان کو ڈیش بورڈ میں بنائیں گے پریکٹیکلی۔ کورس کی تفصیل دیکھنے کے لیے یہاں کلک کریں۔
